نصائح في استخدام الـ Email

يواجه الكثير منا رسائل بريدية يرى فيها انتهاكاً لخصوصيته أو فظاظة في الطرح، وربما سطور لا تصل بك إلى مايريد قوله مرسلها فيها، لو كان للبريد الإلكتروني “اتيكيت”، كيف سيكون؟

إليكم بعض النصائح فيما يتعلق بآداب وبروتوكولات إرسال البريدأفندها في 3 أبواب

1. العنوان

2. الرد وإعادة التوجيه

3. جسم الرسالة

إليكم التفصيل :

المكتوب مبين من عنوانه

مثل قديم يتداوله الناس قبل اختراع الـ Email ويحمل نصيحة هامة، أحرص على الأمور التالية:

– لا تجعل عنوان الرسالة فارغاً قد يربك هذا الأمر المرسل إليه عند رغبته بالعودة إلى رسالتك، كذلك يريب من ترسل له رسالة للمرة الأولى.

– اختصار : لا تقل ماتريد قوله في الرسالة في العنوان مثلاً  “بعتلي صور الرحلة اللي رحناها أول مبارح لأني محيت الصور من كاميرتي بالغلط” بل “صور رحلتنا الاخيرة”

– دع كلمات الترحيب لجسم الرسالة: أحب الرسائل التي تحمل عنواناً مثل “مرحباً” أو “شو وين غاطط ياحباب” لكن من الأفضل أن تكون هذه العبارات في جسم الرسالة بدل العنوان.

– من رامي : يعرف المرسل بالتأكيد أنه أنت من يرسل الرسالة ، أكتب شيئاً أكثر أهمية

– استخدم كلمات إجرائية : كأن تبدأ سطر العنوان بـ “إلى من يهمه الأمر” أو “يرجى التصرف” أو “عطل” في حالة الرسائل بين زملاء العمل.

– لا تستخدم عبارات مثل هام أو عاجل : هناك أدوات خاصة بهذا الأمر

– قم بالترقيم في العنوان إن كانت لديك رسائل مكررة العنوان

الرد وإعادة التوجيه

تهمنا هذه الفقرة كشعب يستخدم البريد بالدرجة الأولى لإعادة توجيه النكات والطرائف (العلاك بشكل عام) :

– لا تعد توجيه رسائل الطرائف والأخبار إلى أشخاص لم تستأذنهم بالأمر

– كن حذراً باستخدام “الرد على الكل” Reply All : راجع عناوين المرسل إليهم قبل القيام بهذه الخطوة كن واثقاً من ضرورتها قبل القيام بها وبأن المرسل الأصلي لا مشكلة لديه بأن تستخدم الرد على الكل فيها.

– لا تمسح رموز الـ RE و FW من سطر العنوان عند إعادة إرسال أو توجيه الرسالة

– استخدم “نسخة إلى” و “نسخة مخفية إلى” عند الضرورة وهي CC و BCC قد تحتاج أن ترسل نسخة مخفية لجهة لا تريد أن يعلم بأمرها المرسل إليهم أما CC فاستخدمها عند إرسال نسخة من الرسالة إلى جهة لا يهمها موضوع الرسالة بالدرجة الأولى ولا تنتظر منها أن تتحرك بشأنها لكن من المهم أن تطلع على محتواها.

يمكنك استخدام BCC للحفاظ على سرية بريد المرسل إليهم وكذلك التخفيف من حجم قائمة المرسل إليهم وتجنب استخدامهم للـ Reply all في حال عدم رغبتك بذلك.

شكل الرسالة

– لا تستخدم تنسيقات كثيرة بالرسالة: تذكر أن المرسل إليهم لا يملكون جميعاً نفس أدوات التنسيق التي لديك وبعضهم لديهم إعدادات أمنية على بريدهم تمنع عرض بعضها، أحياناً الاستخدام المفرط للتنسيق يفقد الرسالة شكلها وقابليتها للقراءة بسهولة .

– حافظ على الترتيب: أحياناً أجد بعض الردود على رسالتي في أسفل الرسالة بدلاً من أعلاها، تذكر أن القسم الأعلى من الرسالة متعددة الردود هو الأحدث، لا تكتب ردك على رسالة في أسفل نص مرسلها.

– تذكر ضبط أهمية الرسالة ، هناك زر في جسم الرسالة التي تؤلفها له هذا الشكل

prio2 prio

تأخذ أهمية الرسالة 3 احتمالات “هام، عادي، منخفض”

نص الرسالة

– لا تنقل الرسالة نبرة صوتك ، انتبه للهجة المزاح والتعليقات التي تحمل استعارات، حاول أن تعبر بكلماتك فقط ، واستخدم الـ Emoticons فقط مع الأصدقاء ، وابتعد عنها في البريد الرسمي.

– لخص ما تريد قوله، لا تدخل المرسل إليه بتفاصيل لا يحتاجها

– أجب عن كل تساؤلات المرسل

– بالانكليزية : لا تستخدم الأحرف الكبيرة، هي تشبه الصياح.

– لا تخمن معرفة المرسل إليه بما تريد قوله : إن احتاج الأمر ، ضمّن رسالتك خلفية عن الموضوع الذي تريد التحدث عنه وروابط ومعلومات تساعده في فهم ماتريد ولا تغرق الرسالة بها ، اجعلها مختصرة.

– انتبه للإملاء في الرسالة، واقرأها قبل إرسالها.

– لا ترد على رسائل النصب والاحتيال والحاوية على محتوى خادع ، احذفها فقط، تذكر أن أي رسالة من نوع “أرجو إرسالها لمن تعرفهم” هي رسالة تضيع وقتك.

– لا تستخدم البريد لمناقشة أمور غاية في الحساسية أو الخصوصية

– اتيكيت : حاول أن تعمم جنس المرسل إليه في الرسائل الرسمية مثلاً “رداً على رسالتكم” وليس “رداً على رسالتك”

– اتيكيت 2: لا تعد توجيه أو ترد على رسائل تحمل لهجة معنفة أو كلمات بذيئة، ولا تحمل رسالتك بهذه المفردات ، قد تستخدم ضدك كمستند.

– اتيكيت 3: استخدم لهجة الحاضر وليس الغائب “سأقوم بالعمل على طلبك” وليس “ستتم معالجة طلبك”

– لا تفقد الرسالة تاريخها: إن كنت راسلت أحدهم ورد عليك ، قم بالرد عليه من جديد من ذات الرسالة وبذلك سيستطيع قراءة تاريخ الرسالة كاملاًَ

– لا تنس تصميم توقيع مناسب لرسالتك فيه اسمك وصفتك الوظيفية ووسائل الاتصال بك ، خاصة في البريد الرسمي

– انتبه لحجم المرفقات في الرسالة واجعل ضغط الملفات المرسلة من أولويات إرسال مرفق.

– تجنب الرد وأنت منفعل، هذا الأمر يشوش النص الخاص بك، بالمقابل ، اجمع النقاط اللازمة بالرد كلما وردت على ذهنك جانباً وأفرغها في رسالة بعد أن تكون قد هدأت.

– انتبه عند استخدام “طلب إيصال بالقراءة والوصول”

– انتبه لعدم إسقاط طبيعة علاقتك بالمرسل إليه في الرسالة ، قد يقرأها معه بالصدفة شخص آخر ، لا تستخدم عبارة مثل “كيفك يا حبيب .. شلونك يامعلم” على سبيل المثال، حتى لو كان المرسل إليه أخوك أو صديقك العزيز.

تحديث هام يتعلق بأصالة النص:

مراجعي في نص التدوينة هي من :

– محاضرة لديفيد توفلي أستاذ في تكنولوجيا المعلومات من جامعة غريفيث

– موقع Microsoft Office Online

– اتيكيت الإيميل من موقع Email Replies

– مقال Netiquette من موقع Writers write

ونص التدوينة ليس ترجمة حرفية لأحدها وإنما انتقاء لما يتوافق مع شكل الإيميل عربياً وتوجه استخدامه منها جميعاً ، بالإضافة إلى بعض النصائح التي قمت بتحريرها لزوم الموضوع، وإعادة نسب المقال إلى 3 أبواب.

Advertisements

الأوسمة: , , , ,

12 تعليق to “نصائح في استخدام الـ Email”

  1. spocrep Says:

    مقالة جيده وتحتوي عل أمور يتضح فيها تفكيرك بالمحتوى…
    واعجبني تقسيمك للأجزاء..
    نصائح عملية وبسيطة واقعية…
    وهذا النواع من المقالات هو ما أحب ان اكتب عنه وأقرأ… جزيت خيرا وأحسنت بكل بساطة! 🙂

  2. ناسداك Says:

    المشكلة أن ثقافة البريد الإلكتروني عن المستخدم العربي لازالت تقتصر على الـ فوروردات والمجموعات البريدية وكذلك اشتراكات المواقع .. وكثير منهم يملك عنوان بريدي منذ سنوات ولم يرسل ولا مرة رسالة واحدة حتى على سبيل التجربة كما يفعل الجميع

    شخصياً من بعد ما استخدمت Gmail تغير مفهومي عن البريد الإلكتروني كلياً واصبحت استخدمه بفعالية اكبر واعتقد نفسي لازلت في بداية الطريق

    شيء آخر مهم هو BCC لأن الرسائل عندما تنتقل بين الأشخاص تصل للشخص رقم 10 مثلا وفيها حوالي 200 عنوان بريدي يمكن ان يأخذها أي شخص ويضعها في قوائم بريدية ويصلك سبام غريب عجيب عدا عن الاضافات العشوائية والتعرف وما إلى هنالك

    آسف للإطالة لكن موضوع البريد الإلكتروني مهم جداً وآن لنا أن نستخدمه بفعالية أكبر وندرك فوائده

    شكراً رامي

  3. Marcel Says:

    Dear Rami
    Thank you for your article, it is informative and rich of many practical tips and recommendations.
    Despite the computer magazines that I regularly read, but it is rare to read about the etiquette when some one write an email.
    Thanks Again
    Marcel A

    German Text
    Lieber Rami
    Danke für Dein Artikel , es ist informativ und reich an viele Tips und praktische Empfehlungen.
    trotz das ich regelmäßig Computer Zeitschriften lese , aber es ist selten zu lesen über die Etikette beim schreiben eins email.
    Nochmal Danke

  4. وائل العلواني Says:

    يسلمو ايديك..
    بالفعل نصائح مهمة جدا بالاتيكيت بالايميلات.. لأنو أحيانا الوسط الالكتروني ناقل خائن لأحاسيسنا الحقيقية.. وعدم الالمام بالاتيكيت ممكن يأثر بشكل سلبي أكتر..

    تحياتي رامي..

  5. أبو جود Says:

    بارك الله فيك … نصائح قيّمة

  6. Ahmad Edilbi Says:

    حلوين برافو عليك
    جهد تشكر عليه .. الموضوع في عمومه بسيط ولكنه مهم جداً في جوهره

  7. uramium Says:

    Spocrep: شكراً لمرورك .. هي نصائح بسيطة ، نعرف بعضها ونتجاوز عن بعضها الآخر ، المهم أن تبقى نصب الأعين.

    ناسداك، لقد أشرت إلى أمر مهم كنت قد ذكرته في تدوينة سابقة عن جدوى الـ Chain messages بالنسبة لمخترعيها ، قد لا يكون هذا غرضها الرئيسي عن مرسلها الاول (أقصد جمع عناوين البريد) ، لكنه بالتأكيد غرض بعض من تقع هذه الرسائل في صندوق بريدهم وعندهم هذه الغاية ، تحياتي لك.

    أخي الحبيب مارسيل
    أشكر لك مرورك من جديد لمدونتي واهتمامك بما أكتب، الحمد لله أن الـ Social Networking قد حمل بعض العبء عن هذه المسألة ، لكن لا زال الامر في بدايته بالنسبة للشباب العربي على عكس الشباب في بعض دول العالم المتقدم. أتمنى أن يأتي يوم يختفي فيه استخدام البريد بصور مسيئة.

    وائل العلواني
    كلماتك في مكانها، دوماً كنت أشير لكون الـ Messenger والبريد أدوات تحمل من السوء ماتحمله من فائدة فهي لا تمرر من التواصل البشري سوى المفردات وهذا أمر سيء ، يسيء بالدرجة الأولى إلى نوعية وكيفية هذا التواصل. تحياتي لك

    أبو جود : أهلاً بك عزيزي

    أحمد الإدلبي، أشكر لك اهتمامك عزيز ، تحياتي لك

  8. princess Says:

    شكرا كثير أخ رامي …نصائح مفيدة ونبهتني على نقاط كثير مهمة

    كل التوفيق لك ….

  9. uramium Says:

    أهلاً بك Princess

  10. غيّر نحو الأفضل باستخدام البريد الالكتروني [نصائح] :: حسام Says:

    […] للاستفاضة من موضوع استخدام البريد الالكتروني بشكل مفيد الرجاء الإطلاع على ما كتبه صديقي رامي تحت عنوان نصائح في استخدام الـ Email. […]

  11. ملخص تدوينات أبريل « uramiumian thoughts Says:

    […] نصائح في استخدام الـ Email : من قال أن الـ Email لا بروتوكول وإتيكيت له؟ مجموعة من النصائح لمستخدمي البريد الإلكتروني. […]

  12. Amir Says:

    أريد ان استخدم Email

اترك رد

إملأ الحقول أدناه بالمعلومات المناسبة أو إضغط على إحدى الأيقونات لتسجيل الدخول:

WordPress.com Logo

أنت تعلق بإستخدام حساب WordPress.com. تسجيل خروج   / تغيير )

صورة تويتر

أنت تعلق بإستخدام حساب Twitter. تسجيل خروج   / تغيير )

Facebook photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Facebook. تسجيل خروج   / تغيير )

Google+ photo

أنت تعلق بإستخدام حساب Google+. تسجيل خروج   / تغيير )

Connecting to %s


%d مدونون معجبون بهذه: